In einer bereichsübergreifenden Retro liegt das Hauptziel darin, gegenseitiges Verständnis für die Tätigkeiten und Painpoints der beteiligten Bereiche zu schaffen.

Jeder Bereich sollte von den anderen gehört und verstanden werden.

 Hierzu berichtet jeder Bereich was sein Beitrag zum Gelingen des Produktes ist und welche Schmerzen (Painpoints) sie gerade in der aktuellen Zusammenarbeit verspüren.

Im weiteren Verlauf wird gemeinsam nach einer Lösung gesucht, so dass jeder Bereich noch besser zum Gelingen des Produkte beitragen kann und die Zusammenarbeit verbessert wird. Nach meinen Erfahrungen wird es oft so sein, dass die beteiligten Bereiche einige der Painpoints teilen und dieselben auf mehreren Seiten bestehen. Alleine diese Erkenntnis wird für mehr gegenseitiges Verständnis führen.

Angenommen die vier Teams Businessteam, Produktteam, UX Team und Entwicklungsteam arbeiten zusammen an einem Produkt und für die Entwicklung eines neuen Produtkfeatures gibt es einen Prozess von „die Idee wird geboren“ bis „das Feature ist live“. Beim Journey Mapping finden sich die Teilnehmer in ihren Teams zusammen und schreiben einmal auf, welche konkreten Schritte und Tätigkeiten sie entlang des Prozesses durchführen bis das Feature live ist. Jedes Team stellt dann den anderen vor, welche Aufgaben sie wann durchführen. Wurde dies für jedes Team gemacht, haben die Teilnehmer einen vollen Überblick was alles nötig ist, um ein neues Feature live zu nehmen. Bereits diese transparente Auflistung sorgt für mehr gegenseitiges Verständnis.

Jetzt erhält jedes Team fünf Painpointskarten. Jeweils eine Karte der folgenden Kategorien:

•  Schnecke: Hier dauert etwas zu langen.
• Blitz: Hier gibt es bestimmte Reibungspunkte.
• One-Man-Show: Hier kapselt sich jemand oder ein Bereich ab und agiert nicht in Abstimmung mit den anderen Bereichen.
• Kommunikation: Hier reden zwei Personen oder Bereiche oft aneinander vorbei oder überhaupt nicht miteinander.
• Glühbirne: Hier gibt es einfach eine Idee für eine Verbesserung.

Jedes Team überlegt für sich selbst, was für sie die fünf wichtigsten Painpoints sind. Sollten mehr Karten aus anderen Kategorien benötigt werden, kann eine Kategorie auch öfter genutzt werden. Jedes Team überlegt sich wo und wann auf der Journey Map die Painpoints eine Rolle spielen. Die Teams sollen die Painpoints für sich priorisieren. Es kann sein, dass sie aus zeitlichen Gründen nicht alle Painpoints anbringen werden können.

Im zweiten Teil startet das erste Team und teilt den anderen ihren ersten Painpoint mit und hängt diesen an die Stelle in der Journey Map wo dieser eine Rolle spielt. Die anderen Teams haben die Aufgabe zuzuhören und zu verstehen was der Painpoint ist, sowie diesen Painpoint in eine lösungsneutrale und offene Frage umzuformulieren. Hierzu schreiben die Teams auf ein PostIt: „Wie könnten wir…“ und ergänzen dann den Satz mit dem was sie verstanden haben, was zu lösen ist. Hierzu haben die Teams 1-2 Minuten Zeit. Die Teams lesen ihre how-might-we-Frage vor, der Moderator sammelt diese ein und fragt ob der Paintpoint korrekt verstanden wurde. Dann teil das erste Team ihren zweiten Painpoint und die anderen schreiben wieder how-might-we-Fragen auf. So verfährt man mit allen vier Teams, bis jedes Team zwei Painpoints angebracht hat. Nun kommt es darauf an, ob man so fortfährt oder ob aus zeitlichen Gründen jetzt in die Lösungsdiskussion eingestiegen werden muss. Die gesammelten how-might-we-Fragen werden geclustert und es wird gemeinsam mittelt Voting-Dots abgestimmt in welche Reihenfolge man über die Painpointcluster spricht.

Im dritten Teil wird gemeinsam nach Lösungen für die Painpoints gesucht. Dies können konkrete anzupackende Maßnahmen sein oder Experimente, die man gemeinsam durchführen möchte, ohne sich schon zu konkret festlegen zu müssen.

Jede Lösungsidee sollte mit folgenden Informationen dokumentiert werden:

•  Ziel?
• Umsetzung bis wann?
• Was ist zu konkret zu tun?
• Wer ist der Kümmerer?
• Mit welchen Teilnehmern soll an der Lösung gearbeitet werden?
• Was ist der erste Schritt, um die Lösung umzusetzen?

 Die Lösungsideen können entweder in gemischten Teilgruppen oder im Plenum mit allen diskutiert werden. Bei einer Diskussion im Plenum wird initial für 10 Minuten diskutiert, anschließend wird mit Daumenzeichen abgestimmt, ob weitere 5 Minuten diskutiert werden soll. Diese Form der Abstimmung wird alle 5 Minuten wiederholt, bis die Mehrheit sagt, dass man zum nächsten Paintpointcluster übergehen möchte. So verfährt man weiter bis die Zeit des Workshops abgelaufen ist oder zu allen Paintpointclustern Lösungsideen gefunden wurden.